Toezine

Wekelijkse verdieping voor professionals in toezicht, handhaving en inspectie

Bezig met laden...
Ondernemingsdossier houdt toezicht op afstand

Still uit de animatievideo 'Wat is het Ondernemingsdossier?'

Ondernemingsdossier houdt toezicht op afstand

Ondernemers die zich aan de wet willen houden, worstelen vaak met de complexe regels en de vertaling naar concrete maatregelen. Bovendien vragen verschillende instanties vaak om dezelfde gegevens. Het Ondernemingsdossier laat ondernemers en toezichthouders slimmer en sneller digitaal informatie uitwisselen. En dat biedt voordelen voor ondernemers én toezichthouders.

De naam zegt het eigenlijk al: het Ondernemingsdossier stelt de bedrijfsgegevens van de ondernemer centraal in één digitaal dossier. “De rijen met ordners zijn bij ons verleden tijd”, vertelt Anne Marie Westbroek, die als manager Kwaliteit, Arbeidsomstandigheden & Milieu werkt bij composietbedrijf Refitech in Waalwijk. “Bovendien hoeven we niet telkens opnieuw dezelfde gegevens aan te leveren aan verschillende instanties. Met één druk op de knop geven wij hen inzicht in ons dossier.”

Regelhulpen

Het Ondernemingsdossier is meer dan een digitale versie van een rij ordners. “De grote kracht zijn de zogenoemde regelhulpen”, vertelt Bert Bekenkamp van het programmabureau Ondernemingsdossier. “De wet- en regelgeving is in sommige branches erg ingewikkeld en lastig te interpreteren. De regelhulpen, die zijn opgesteld door brancheverenigingen, ministeries en het bedrijfsleven, vertalen regels in een concrete checklist en praktische maatregelen. Dat maakt het voor ondernemers makkelijker om aan de regels te voldoen.”

“Het is nu glashelder wat er precies van ons wordt verwacht”, beaamt Westbroek. “Al was het even schrikken toen er een lijst met 101 maatregelen uit het Ondernemingsdossier rolde nadat we onze gegevens hadden toegevoegd. Het voordeel is dat de taken eenvoudig aan een medewerker zijn te koppelen. Die krijgt een melding en levert even makkelijk het bewijs van uitvoering aan, zoals de benodigde digitale rapporten of foto’s. Zo ontstaat een goed gedocumenteerde administratie, waarvan wij vervolgens bepalen welke instantie inzicht heeft in welke onderdelen. Bovendien zijn onze medewerkers nauwer betrokken bij de verplichtingen die we hebben. Het Ondernemingsdossier helpt ons ook intern de zaken structureler te organiseren.”

Toezicht op afstand

Het Ondernemingsdossier is niet alleen handig voor ondernemers maar ook voor toezichthouders. Die kunnen op afstand een inschatting maken van de situatie op basis van up-to-date en grotendeels gestandaardiseerde informatie. Dat bespaart tijd en creëert meer ruimte voor advies en ondersteuning.

Bekenkamp noemt nog een ander voordeel van het digitale toezicht via het Ondernemingsdossier. “Voor toezichthouders komt daardoor niet alles aan op die ene dag inspectie op locatie, waarop vaak veel tijd verloren gaat aan het zoeken naar de juiste documentatie.”

De informatie-uitwisseling van de toekomst

Bekenkamp is ervan overtuigd dat digitale registratie van regelnaleving de manier van informatie-uitwisseling van de toekomst is. “We hebben inmiddels zo’n 7.500 ondernemers met een dossier en circa vijftien regelhulpen over de meest voorkomende verordeningen en besluiten. Bijvoorbeeld over brandveiligheid, legionella, speeltoestellen en de Activiteiten Internet Module (AIM).”

Gaan ondernemers de wet- en regelgeving beter naleven door het Ondernemingsdossier? “Het is dankzij het dossier voor ondernemers wel veel makkelijker om aan de wet te voldoen. Bovendien neemt de regeldruk aanzienlijk af.”