Flinke tijdswinst voor WKO-inspecteurs dankzij prijswinnende tool

De Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied ontwikkelde een tool waarmee toezicht op WKO-systemen (warmte-koudeopslag) makkelijker wordt. Deze WKO Experttool sleepte bij de Verkiezingen Handhaving en Toezicht 2020 de publieksprijs in de wacht. Kees Berghuis, Kasper van der Meulen en Bart van Impelen van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied vertellen erover.

Steeds meer bedrijven gebruiken duurzame energie om hun gebouw te koelen en verwarmen. Zoals via een open bodemenergiesysteem, dat gebruik maakt van de kou, warmte en het grondwater in de bodem. Winterkou wordt opgeslagen om te koelen in de zomer en zomerwarmte wordt opgeslagen om te verwarmen in de winter. Een WKO-systeem moet voldoen aan diverse eisen om de bodem niet te verstoren. Omgevingsdiensten houden hierop toezicht.

“Er waren in 2014 ongeveer 350 WKO-systemen, en welgeteld één inspecteur die ze allemaal moest controleren.”

Zoektocht naar slimmer toezicht

Bodemenergiesystemen als WKO zijn relatief nieuw. Het toezicht erop bestaat daarom nog niet zo lang. “In 2014 kreeg ik voor het eerst met bodemenergie te maken”, vertelt inspecteur Kees Berghuis. “Ik werkte toen bij de provincie Noord-Holland, die op dat moment nog over het toezicht op deze systemen ging. Er waren destijds ongeveer 350 WKO-systemen , en welgeteld één inspecteur die ze allemaal moest controleren. Een bijna onmogelijke taak, want zo’n systeem checken kost veel tijd. Meer inspecteurs inzetten zou een deel van het probleem oplossen, maar er was ook behoefte aan een slimme tool, zodat het niet zo ontzettend veel tijd zou kosten om een systeem te checken. Een tool die onder meer de benodigde berekeningen voor de inspecteur kan uitvoeren. Ik heb me toen sterk gemaakt voor zo’n tool.”

Zo werkt toezicht op WKO-systemen

Om toezicht te kunnen houden op een WKO-systeem moet een inspecteur inzicht hebben in hoe zo’n systeem het afgelopen jaar heeft gepresteerd in vergelijking met historische gegevens. Ook moet de inspecteur controleren of het systeem voldoet aan alle vergunningen die bij dat systeem horen. “Gebruikers van zo’n systeem leveren ons een jaaropgave aan”, legt Berghuis uit. “Daarin staat onder andere hoeveel water het systeem heeft opgepompt, welke temperatuur dat water was en wat het jaarrendement is. Een inspecteur moet die data vergelijken met de historische data, daarover berekeningen maken en checken of het systeem aan de bijhorende vergunningen voldoet. Het mag bijvoorbeeld een maximaal aantal kuub water onttrekken uit de bodem. En het water mag niet warmer worden dan een specifieke temperatuur.”

Een oplossing dichtbij

De provincie Noord-Holland zag in dat het werk voor één inspecteur ondoenlijk was en nam de aanbevelingen van Berghuis ter harte. Ze zocht bij marktpartijen naar slimme tools en vond er twee. Maar toen werd duidelijk dat het toezicht op WKO-systemen van de provincie naar de omgevingsdiensten zou verhuizen. De provincie wilde geen beslissing nemen over een systeem waar een andere organisatie mee zou moeten werken, dus gingen de plannen op de plank. Van uitstel kwam bijna afstel, tot informatieanalist Kasper van der Meulen bij de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied kwam werken. “Van Kees hoorde ik over de behoefte aan zo’n tool en ik vond het een mooie uitdaging om er zelf een te bouwen.”

“Van Kees hoorde ik over de behoefte aan zo’n tool, en ik vond het een mooie uitdaging om er zelf een te bouwen.”

Een cruciale koppeling

De WKO Experttool die Van der Meulen ontwikkelde doet op veel vlakken hetzelfde als andere tools voor toezicht op WKO-systemen, maar met één belangrijk verschil. Hij is gekoppeld aan het ‘zaaksysteem’ van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. Dat is software waarmee zij informatie over lopende processen digitaal ordent. “Voor ons is die koppeling cruciaal”, vertelt informatieadviseur Bart van Impelen. “Want in ons zaaksysteem hebben we alle informatie over WKO-systemen verzameld. Welke typen er zijn, aan welke eisen ieder systeem moet voldoen en hoe deze systemen de afgelopen jaren hebben gepresteerd. Bovendien kunnen gebruikers van de systemen hun jaaropgaven via onze website aanleveren, waardoor die ook automatisch in het zaaksysteem komen. Ik ken ons zaaksysteem heel goed, waardoor ik Kasper kon helpen de WKO Experttool erop aan te sluiten.”

Het expertoordeel

Wanneer klanten hun jaaropgave aanleveren via een webformulier, gaat de tool aan het werk. Het formulier wordt ingelezen en vergeleken met bestaande informatie over het betreffende WKO-systeem. Vervolgens rolt daar een rapport uit in het zaaksysteem, dat direct beschikbaar is voor de inspecteur. “Dit noemen we het expertoordeel”, legt Van Impelen uit. “Het vertelt de inspecteur precies hoe de installatie draait, hij hoeft zelf geen enkele berekening meer te doen. De tool vergelijkt de jaaropgave met historische gegevens op basis van tweeëntwintig criteria. Die informatie geeft in een handomdraai een kraakhelder beeld van hoe het systeem ervoor staat. Dit levert ontzettend veel tijdswinst op.”

Nieuwe tools

De tool is een schot in de roos voor Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. Ook mensen buiten de organisatie erkennen de waarde ervan, wat resulteerde in winst van de publieksprijs bij de verkiezingen Handhaving en Toezicht. Hier en daar is er al interesse bij andere diensten. Maar deze tool kopiëren is nog niet zo eenvoudig.

“Lang niet iedere omgevingsdienst slaat informatie op deze manier op. Dat maakt de tool voor hen minder interessant.”

“Dat zit ’m in die koppeling met ons zaaksysteem”, legt Van der Meulen uit. “Lang niet iedere omgevingsdienst slaat informatie op deze manier op. Dat maakt de tool voor hen minder interessant. Wel zijn er onderdelen die voor andere omgevingsdiensten als basis voor een eigen tool kunnen dienen. We staan dus zeker open voor gesprekken. Ondertussen zijn we alweer bezig met nieuwe tools. Bijvoorbeeld op het gebied van luchtemissies. Ook daar hebben we te maken met jaarlijkse rapportages en valt er nog een hoop tijd- en kwaliteitswinst te boeken.”