Sociale inspecteurs in België kregen er twee jaar geleden ineens een nieuwe taak bij: het handhaven van de coronamaatregelen op de werkvloer. Hoe hebben ze dat ervaren? En waren ze goed voorbereid? Universiteit Utrecht onderzocht het. En ontdekte waardevolle lessen voor een volgende crisis of organisatieverandering. Oók voor Nederlandse organisaties.
Bij veel Nederlanders staat 15 maart 2020 in het geheugen gegrift. Het was de dag waarop premier Rutte de eerste lockdown aankondigde. Onze zuiderburen zullen zich 18 maart 2020 nog levendig herinneren. Op die datum gingen in België niet-essentiële winkels dicht en moesten mensen thuisblijven – dus zoveel mogelijk thuiswerken – en contact met de buitenwereld vermijden. Vijf sociale inspectiediensten in België kregen de opdracht om bij elke reguliere controle die ze bij een organisatie of bedrijf deden, ook na te gaan of ze zich aan de coronamaatregelen hielden.
Top-down aanpak en strenge controles
Deelnemers aan het onderzoek wezen ook op een ander knelpunt bij de instructies: inspecteurs waren onvoldoende betrokken geweest bij het opstellen ervan. Loyens: “Het was een klassieke top-down aanpak. Er is gezegd: dit moet je doen, want het is belangrijk.” Daardoor ontbrak het draagvlak om de controles goed te doen, zegt ze. “Ook speelde dat de inspecteurs op een gegeven moment écht een controlerende houding moesten aannemen. In hun kerntaak gaan veel van hen juist in gesprek met de ondernemers om hen te helpen de regels te volgen. Ze bouwen een relatie op, een vertrouwensband. Daar kwam nu opeens een strenge controle bij. Soms werd die niet gedaan, uit angst het goede contact te verliezen.”
“Ze bouwen een relatie op, een vertrouwensband. Daar kwam nu opeens een harde controle bij.”
Weinig impact en gebrek aan deskundigheid
Veel inspecteurs hadden niet de indruk dat hun toezicht op naleving van de controlemaatregelen impact had, zo blijkt uit het onderzoek. Loyens: “Het ging om een momentopname. Oké, medewerkers droegen tijdens de controle mondmaskers en hielden braaf anderhalve meter afstand, maar deden ze dat ook nadat de inspecteur de deur achter zich dichtgetrokken had?” Ook voelden ze zich soms niet deskundig genoeg om de situatie te beoordelen. “Voldeed een luchtbehandelingssysteem aan de wettelijke eisen? En kon een medewerker die zei dat hij zijn werk alleen op kantoor kon doen, echt niet vanuit thuis werken? De inspecteurs hadden niet de expertise om daarover te oordelen.”
Waardevolle lessen
De conclusies uit het onderzoek zijn duidelijk en kritisch: veel richtlijnen maar geen training, beperkte inspanningen om draagvlak te creëren en het gevoel dat men weinig impact had. Begrijpelijk dus dat inspecteurs minder gemotiveerd waren om toezicht te houden. Er zijn dan ook waardevolle lessen mee te nemen naar een eventuele volgende crisis of organisatieverandering, zo stellen de onderzoekers. Loyens: “Voor een succesvolle aanpak is het cruciaal om je medewerkers te betrekken. Leg hun allereerst uit waarom die nieuwe taak belangrijk is. Veel van de Belgische inspecteurs hadden niet het idee dat hun controles bijdroegen aan een indamming van het virus. Volgens hen waren vooral vaccins en ziekenhuizen effectief in de strijd tegen corona.”
Voor een succesvolle aanpak is het cruciaal om je medewerkers te betrekken.
Laat medewerkers meedenken
Essentieel is ook om te achterhalen wat medewerkers nodig hebben om de extra taken goed uit te voeren. “Zij weten wat in de praktijk werkt. Stel instructies daarom samen op. En geef een praktische training waarin medewerkers oefenen en vragen kunnen stellen. Betrek daar ook inhoudsdeskundigen bij. Zo creëer je niet alleen draagvlak, maar zorg je ook dat medewerkers zich competent voelen om hun opdracht uit te voeren.” Volgens Loyens is het daarnaast goed om samen te bespreken of en hoe medewerkers het nieuwe werk in hun kerntaken kunnen inpassen. “Soms kan het ook verstandig zijn mensen specifiek vrij te maken voor nieuwe taken. Zij kunnen zich dan specialiseren en zijn meer intrinsiek gemotiveerd.”
Zorg dat medewerkers bij iemand terechtkunnen om hun vragen te stellen, maar vooral ook om hun gevoelens en zorgen te delen.
Gevoelens en zorgen delen
Ook bij een crisis is het belangrijk om de tijd te nemen, aldus Loyens. “Je hoort wel eens dat omwille van de snelheid uitsluitend voor een top-downaanpak gekozen wordt. Onzin. Ook tijdens crises moet je naar je medewerkers luisteren. Neem een aantal medewerkers op in je crisisorganisatie, laat ze meedenken. Zij weten wat er op de werkvloer speelt. Hiermee win je zelfs tijd, omdat je latere problemen met de invoering van instructies kunt voorkomen.” Een ander belangrijk aspect: zorg dat medewerkers bij iemand terechtkunnen om hun vragen te stellen, maar vooral ook om hun gevoelens en zorgen te delen. “Medewerkers hebben die steun nodig. Ook van elkaar. Het is verstandig om dit te organiseren, bijvoorbeeld in een wekelijks informeel praatuurtje, zoals in verschillende diensten ook gebeurde.”
Wie zijn Loyens, Schott en de Boer?
Kim Loyens, Carina Schott en Noortje de Boer zijn universitair docent aan Universiteit Utrecht en hebben veel ervaring met onderzoek bij inspectiediensten. Loyens doet onder andere onderzoek naar hoe handhavende organisaties beslissingen nemen. De Boer is expert op het gebied van gedrag van contactambtenaren. En Schott kijkt onder meer naar motivatie en besluitvormingsprocessen van ambtenaren als ze met conflicterende waarden te maken krijgen. Vanwege haar Belgische roots werkt Loyens – die studeerde aan de Katholieke Universiteit Leuven – regelmatig voor de Belgische arbeidsinspectie.
