Toezichtsrapporten zijn vaak een veelkoppig monster. Ze moeten standhouden bij een eventuele gang naar de rechter én worden na incidenten nog eens extra kritisch tegen het licht gehouden. Tegelijkertijd moeten ze ondertoezichtstaanden stimuleren tot goede en zelfs verbeterde kwaliteit en naleving, ook als inspecteurs weg zijn. Al deze doelen kunnen leiden tot lange en ingewikkelde documenten die niet echt inspireren. Manja Bomhoff van Het Inzichtenlab onderzocht samen met inspecteurs hoe je wél stimulerend zou kunnen rapporteren.
“De meeste inspecteurs slaan een eigen rapport liever ook niet opnieuw open”, vertelt Bomhoff. Zij kan het weten, want als onderzoeker voor Het Inzichtenlab spreekt ze regelmatig inspecteurs. “Als inspecteurs ze zelf al niet stimulerend vinden, dan zal een ondertoezichtstaande dat nog lastiger vinden. En dat terwijl veel inspecteurs aangeven dat ze rapporten graag als hulpmiddel zouden willen gebruiken om bedrijven of sectoren te stimuleren tot verbeteren en leren.”
Hoe een rapport wél kan stimuleren, onderzocht Manja Bomhoff met inspecteurs van programmateam Werkend Toezicht van de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ), een team dat toezicht op de jeugdhulp innoveert en responsiever wil maken. Bomhoffs onderzoek was onderdeel van een groter project ‘Aandacht voor wat werkt’, bij verschillende rijksinspecties in opdracht van Bureau Inspectieraad. Het onderzoek met de IGJ-inspecteurs bestond uit gesprekken en ontwerpsessies waarin Bomhoff samen met inspecteurs onderzocht waaruit een stimulerend rapport zou kunnen bestaan.
Mijn hoop is dat inspecties de zeven manieren voor stimulerend rapporteren op eigen wijze toepassen om rapporten te maken die motiveren om te leren.”
Ook gebruikte Bomhoff uitkomsten uit eerdere onderzoeken – zoals die van het Nivel over calamiteitenrapportages – en deelonderzoeken binnen ‘Aandacht voor wat werkt’. Zo kwam ze tot zeven manieren om stimulerend te rapporteren. “Ik zie deze manieren als een startpunt. Mijn hoop is dat inspecties ze elk op hun eigen wijze toepassen wanneer ze rapporten willen maken die motiveren om te leren.”
1. Stimuleer het leerproces
Als je een organisatie wilt laten leren, let dan op de toon van je rapport. Benoem ook de positieve punten en geef complimenten. “Dat laatste blijft voor veel inspecteurs een heikel punt vanwege de angst dat dit afbreuk doet aan het onafhankelijke karakter van inspecties. Een tussenoplossing is dat je een organisatie zélf in het rapport laat vertellen op welke zaken ze trots zijn. Daarnaast kun je met de organisatie in gesprek gaan over hoe zij leren, en dat in het rapport verwerken.”
2. Verantwoord ergens anders
Verantwoording in rapporten kan veel plek innemen; denk aan paginalange opsommingen van normenkaders met daarbij steeds de vermelding ‘niet geïnspecteerd’. “Ik snap dat dit soort verantwoording nodig is, maar het heeft echt niks met leren te maken. Als je ervoor kiest dit zo te doen, moet je wel aanvaarden dat je met datzelfde rapport niets stimuleert, omdat het nodeloos lang en daardoor onaantrekkelijk wordt. Dé vraag is hier dus: is er ook een andere plek waarop je je als inspectie kunt verantwoorden, om zo het rapport aantrekkelijker te houden?”
“Het contact met de ondertoezichtstaande lijdt onder alle extra tijd die inspecteurs in rapporten steken vanwege de hoge maatschappelijke druk om alles heel precies te kunnen verantwoorden.”
3. Beperk de tijdsinvestering
“Doordat rapporten én moeten verantwoorden én moeten stimuleren, kunnen ze uitgroeien tot hele boekwerken die veel tijd kosten om te maken. Hierdoor houden inspecteurs minder tijd over om contact te houden met de ondertoezichtstaanden. En dat is jammer, want juist tijdens een extra gesprek kan het lerend vermogen bij een organisatie worden aangewakkerd. Bij voorkeur met hulp van een stimulerend rapport dat door strengere keuzes te maken een stuk korter is en daardoor minder tijd kost.”
4. Eigenaarschap waar het hoort
“Waarom maak je van een rapportage niet een coproductie met de ondertoezichtstaande? Ik vraag me af of je met de ontwikkeling van een rapportage niet veel creatiever om kunt gaan. Doordat iets in een rapport staat, krijgt het toch extra status. Dan kan het bijvoorbeeld ook weer intern binnen de geïnspecteerde organisatie worden gebruikt om de handen op elkaar te krijgen. Als medewerkers zich betrokken voelen bij het rapport of zelfs deels eigenaar zijn, heb je al een eerste stap in het leren gezet.”
De inspecteurs van de IGJ hebben mede naar aanleiding van de ontwerpsessies binnen Bomhoffs onderzoek een extra pagina aan nieuwe rapportages toegevoegd. Daarin vermelden ondertoezichtstaanden op welke punten uit het rapport ze trots zijn, waar ze mee aan de slag gaan en wat, in dit geval, ouders en jongeren van die veranderingen zullen merken. “Zo’n pagina stimuleert gesprekken tussen inspecteurs en organisatie én tussen cliëntenraden en jongeren.”
5. Onderdeel van een doorlopend gesprek
“De meeste inspecteurs die ik spreek, willen organisaties een zetje in de goede richting geven. En ze geven ook aan dat dit zetje met name voor en na oplevering van een rapport plaatsvindt tijdens gesprekken met ondertoezichtstaanden. Na uitkomst van de rapportage kan dat al heel laagdrempelig, bijvoorbeeld door na een half jaar eens contact op te nemen om te vragen hoe het gaat. Al vinden sommige inspecties dit soort belletjes spannend, omdat onduidelijk is welke status de informatie heeft die dan wordt uitgewisseld. Ook bij deze telefoontjes is de maatschappelijke druk weer hoog, omdat in geval van een incident ook de inhoud van zo’n gesprek meegenomen kan worden in eventuele juridische evaluaties. Ik gun het inspecteurs zó dat die druk wat lager wordt, rapportages minder ‘af’ mogen zijn en er tijd en ruimte is om de belangrijke gesprekken tijdens en na een rapportage te voeren.”
“Veel inspecteurs vinden hun eigen rapporten ook te lang. Lukt het om keuzes over het doel van het rapport te maken, dan wordt hij korter en aantrekkelijker voor álle betrokken partijen.”
6. Kies voor kort en krachtig
“Veel inspecteurs vinden het zelf óók: hun rapporten zijn simpelweg te lang. Daarom is het belangrijk om duidelijke keuzes te maken over het precieze doel van het rapport: leg de nadruk op het verantwoorden of het stimuleren. Dan worden rapporten korter en aantrekkelijker voor álle betrokken partijen: inspecteurs, ondertoezichtstaanden, de partijen daaromheen en buitenstaanders. Breng dus focus aan en houd het verhaal bondig.”
7. Denk vanuit je eigen toegevoegde waarde
Tot slot helpt het om bij de creatie van een stimulerend rapport stil te staan bij de kracht van de betreffende inspectie. “In mijn gesprekken met de IGJ kwam naar voren dat zij in hun toezichtsgebied de aangewezen partij zijn met overzicht over de sector. Daarnaast hebben ze de autoriteit en de onafhankelijkheid om ook te kunnen oordelen. Een interessant experiment is dan om te kijken wat er gebeurt als je alles uit je rapport haalt wat niet vanuit die unieke waarden van de inspectie is geschreven. Op die manier deel je namelijk alleen de meest veelzeggende inzichten over een sector of organisatie.”
Ga jij de uitdaging aan?
Bomhoff gelooft dat met kleine aanpassingen rapporten al veel stimulerender kunnen zijn. “Als een rapport een middel wordt om de dialoog aan te gaan en zo een van de onderdelen is in het leerproces van een organisatie of sector, dan kan het écht stimuleren tot verbetering. Ik hoop dat onze ideeën over stimulerend rapporteren het gesprek daarover binnen inspecties stimuleren én de wil aanwakkeren om nieuwe manieren van rapporteren uit te proberen.”
