Zes trends in inspectierapporten en
-brieven

Hoe rapporteer jij over je inspectiebevindingen aan ondertoezichtstaanden? Het kan op veel manieren, ontdekte Jeanine Mies in haar werk als docent aan de Academie voor Toezicht. Ze signaleert verschillende ontwikkelingen in de rapporten en brieven bij rijksinspecties. Trends waar ook andere inspecties bij aan kunnen sluiten. Zij deelt er zes en geeft er direct tips bij voor wie ermee aan de slag wil.

1. Toepassing van gedragsinzichten

Een inspectierapport is geen doel op zich, maar een middel om de naleving van regels te verbeteren. Zodat de wereld veiliger wordt bijvoorbeeld. Steeds meer inspecties benutten daarvoor de inzichten uit de gedragspsychologie. Het aantal Behavioural Insights Teams bij inspecties groeit. Zij voeren experimenten uit met verschillende tekstversies om te leren welk effect ze hebben op het gedrag van ondertoezichtstaanden.

Zo helpt het om tijdens een inspectiebezoek verbeterafspraken te maken en die in je rapport of brief te bevestigen: ‘U gaf aan veiligheid heel belangrijk te vinden en u heeft toegezegd…’. De kans dat de organisatie de bijbehorende acties vervolgens uitvoert, wordt er groter door. Want beloofd is beloofd.

2. Waarderend inspecteren

De blik van inspecteurs lijkt van nature gericht op overtredingen: wat gaat er fout? Begrijpelijk. Maar hoe is het voor organisaties als ze een rapport of brief krijgen waarin alleen staat benoemd aan welke regels ze zich níet goed houden? Dat kan ontmoedigen.

Bovendien kunnen rapporten als ze openbaar worden gemaakt voor pers en publiek op die manier een vertekend beeld geven van de werkelijkheid. Wie alleen leest over overtredingen van bijvoorbeeld onderwijsinstellingen, kan concluderen dat het slecht gesteld is met de kwaliteit van het onderwijs.

“Het motiveert, maakt organisaties bewust bekwaam en meer bereid om verbeteringen door te voeren als je waarderend inspecteert.”

Daarom zijn er inmiddels meer inspecties die waarderend inspecteren en ook rapporteren over positieve bevindingen. Die aandacht voor wat goed gaat is motiverend, maakt organisaties bewust bekwaam en meer bereid om elders verbeteringen door te voeren.

3. Formats en standaardzinnen

Een absolute trend in inspectieland zijn de vaste rapportformats en standaardbrieven. Er wordt veel geüniformeerd. Dat bespaart de schrijvende inspecteur veel tijd. Ook voldoen de teksten daarmee aan inhoudelijke of juridische eisen. In die zin is het een goede ontwikkeling.

Tegelijkertijd heeft deze standaardisering ook een keerzijde: inspecteurs ervaren de rapporten en brieven niet meer als hun eigen tekst. Ze staan lang niet altijd achter de manier waarop ze moeten schrijven: te ingewikkeld, te afstandelijk, vinden ze. Betrek daarom naast de juridische afdeling ook de inspecteurs bij de ontwikkeling van standaardteksten. En de afdeling communicatie, zodat de boodschap helder blijft overkomen.

Blijf als inspecteur bovendien opletten of de standaardzin bij de specifieke situatie past. Niet ‘We hebben de volgende getuigen gehoord’ als je één getuige hebt gehoord. Maak de tekst op maat.

4. ‘B1’-schrijven

Ook hierbij past een kanttekening. Het is goed om je teksten te verhelderen, maar B1 is lang niet altijd nodig. Kijk door de ogen van je doelgroep: wat kan die aan? Sommige inspecties kiezen ervoor een samenvatting op B1-niveau op te nemen en de hoofdtekst te richten op meer ingevoerde lezers.

5. Online tools

De hulpmiddelen om teksten te vereenvoudigen schieten als paddenstoelen uit de grond. Daar kun je je voordeel mee doen. Denk aan open source-middelen zoals ChatGPT. Of de app LeesSimpel: je maakt een foto van een brief en à la minuut krijg je er een simpelere versie van.

“Er zijn betaalde toepassingen die een uitspraak doen over het taalniveau van je tekst.”

Voor vertrouwelijke en gevoelige informatie is een betaalde, beschermde tool geschikter. Bijvoorbeeld Klinkende Taal. Die doet een uitspraak over het taalniveau van je tekst, wijst oorzaken van complexiteit aan en geeft tips voor vereenvoudiging, maar herschrijft niet.

Alternatieven voor woorden kun je vinden via ishetb1.nl of synoniemen.net. Ook hier geldt: blijf zelf nadenken. Het woord ‘zienswijze’ is geen eenvoudig woord. Toch moet je het soms gebruiken, omdat het in de wet staat. Geef er dan uitleg bij.

6. Inclusief schrijven

Hoe voorkom je dat je mensen uitsluit? Je woordkeus kan hierbij verschil maken. Is het bijvoorbeeld relevant om het geslacht van de ondertoezichtstaande te vermelden? Om ‘hij/zij’ te vermijden kun je soms beter in het meervoud schrijven: ‘de chauffeurs en hun werktijden’.

“Om hij of zij te vermijden, kun je beter in het meervoud schrijven.”

Als aanhef voor een inspectiebrief is ‘Geachte heer/mevrouw’ nu nog gebruikelijk, maar dat gaat veranderen. Alternatief is een aanduiding van de groep lezers, bijvoorbeeld: ‘Geachte directie’. Of als je de naam weet van de geadresseerde: ‘Geachte Robin van Vliet’. Zo hoef je niet te kiezen voor heer of mevrouw en kun je het ook niet verkeerd inschatten.

En dit is nog maar één aspect van inclusief schrijven. Er zijn al inspecties met een Inclusiewijzer vol met aanwijzingen.

Check

Deze zes trends zijn niet exclusief voor inspecties. Ook andere organisaties zijn ermee bezig. Maar zeker is dat de manier van rapporteren bij inspecties verandert. Kijk – als je de kans hebt – vooral mee bij collega-inspecties. Er zijn veel inspirerende voorbeelden: