Fouten durven melden, goed voorbeeldgedrag én luisteren naar signalen vanaf de werkvloer: het zijn tekenen van een gezonde en veilige organisatiecultuur. Hiervoor ontwikkelden de Arbeidsinspectie, het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid en TNO een cultuurtool. Daarmee kunnen werkgevers zelf aan de slag. Voor bewustzijn, inzicht én een beter gesprek met de inspecteur. Niet voor niets groeit de belangstelling voor deze tool – ook bij andere inspectiediensten.
Stel je een installatiebedrijf voor dat het arbeidsomstandighedenbeleid keurig op orde heeft, maar waar het toch niet lekker loopt. De werkdruk stijgt, het verzuim neemt toe en de sfeer op de werkvloer verslechtert. Een inspecteur van de Arbeidsinspectie heeft de directie onlangs gewezen op de cultuurtool en de veiligheidsmedewerker besluit die erbij te pakken.
Ze zoekt collega’s uit verschillende lagen binnen het bedrijf om de tool mee in te vullen, omdat dit het meest realistische resultaat geeft. Met een teamleider, monteur en OR-lid vult ze de twintig stellingen in de tool in. Al snel blijkt dat een oplossing te vinden is in de participatie: medewerkers worden nu vaak pas laat betrokken bij beslissingen. In de tool formuleren ze de actie om monteurs voortaan al te betrekken bij de aanschaf van persoonlijke beschermingsmiddelen.
Inzicht en gespreksstarter
Bovenstaand voorbeeld laat zien hoe de tool, die makkelijk te downloaden en in te vullen is, in korte tijd veel inzicht kan geven in een organisatiecultuur en hoe je die verbetert. “Dat is ook het voornaamste doel, die bewustwording is de eerste stap in de goede richting”, legt Hélène Plaggenborg uit. Als specialisten bij het Kenniscentrum zijn zij en collega Sandra Roodenburg betrokken bij de ontwikkeling van de tool.
“De tool is bedoeld voor partijen die zélf de situatie in hun organisatie willen verbeteren.”
“De tool is bedoeld voor partijen die zélf de situatie in hun organisatie willen verbeteren”, stelt ze. “Er ligt ook geen druk op. De tool wordt anoniem gedownload en ingevuld en wij beoordelen dus ook niet wat eruit komt.
We verwachten dat het invullen van de tool leidt tot groter bewustzijn van de invloed van de organisatiecultuur op de veiligheid en gezondheid op de werkvloer. De ingevulde tool is bovendien – voor bedrijven die het willen delen – een goede gespreksstarter tijdens inspectiebezoeken.”
Cultuur in factoren
Een kloof tussen papieren werkelijkheid en de situatie op de werkvloer was aanleiding voor de ontwikkeling van de tool. “Dan zagen inspecteurs dat het beleid op orde was, maar dat het op de werkvloer niet goed ging. Vanuit onze inspectiepraktijk is de ervaring dat de achterliggende oorzaken dan in de cultuur van de organisatie liggen”, vertelt Plaggenborg. “Dit bood de kans om een instrument voor cultuurgericht toezicht te ontwikkelen, iets wat we bij de Arbeidsinspectie nog niet hadden.”
TNO onderzocht voor de inspectie welke cultuurfactoren het meest van invloed zijn op gezond en veilig werken. Zij onderzochten bestaande cultuurinstrumenten en spraken met inspecteurs en specialisten van het Kenniscentrum. Daaruit volgden vier cultuurfactoren:
- Participatie en consultatie: in hoeverre worden medewerkers betrokken bij veilig en gezond werken op de werkvloer? In hoeverre wordt hen gevraagd welke risico’s en mogelijke oplossingen hiervoor ze zien?
- Leiderschap: stimuleren leidinggevenden veilig gedrag, zoals het dragen van veiligheidskleding? En geven ze zelf het goede voorbeeld door geen mails meer te sturen in het weekend?
- Leerfocus: hoe wordt een ongeval onderzocht, geanalyseerd en teruggekoppeld? En hoe gaat de werkgever met zijn werknemers om als er een incident heeft plaatsgevonden? In hoeverre is de organisatie bereid hiervan te leren?
- Prioriteit voor veiligheid en gezondheid: hoe belangrijk vindt het hoogste management dit en waar zie je dat aan? Denk aan hun communicatie, uitingen en wat ze zeggen bij bedrijfsbijeenkomsten.
Via de inspecteur
Uit de vier cultuurfactoren volgde een voorloper van de cultuurtool die inspecteurs bij een inspectiebezoek konden inzetten. Tijdens een pilot in de sector Verpleging, Verzorging en Thuiszorg pasten inspecteurs de tool toe van begin 2024 tot midden 2025. Zij vulden op basis van gesprekken bij organisaties de tool in. Promotieonderzoeker Laura Oskam onderzocht hoe inspecteurs het gebruik ervoeren.
“Inspecteurs vonden het instrument de moeite waard, omdat ze veel inzicht kregen in de organisatiecultuur.”
“Dat was eigenlijk heel duidelijk”, stelt Oskam. “Ja, het invullen en leren omgaan met de cultuurtool kost tijd, maar allemaal gaven ze aan dat ze de tool waardevol vonden. Die gaf inzicht in de organisatiecultuur en in onderliggende zaken die je bij een reguliere inspectie niet boven tafel krijgt.
Het hielp hen een constructief gesprek te voeren met de organisatie en om zelf bewust te worden van de rol van organisatiecultuur. Diezelfde bewustwording konden ze zo ook bij organisaties op gang brengen.”
Cultuurtool voor werkgevers
Plaggenborg benadrukt: “TNO evalueert nu eerst het effect van de tool bij bezochte bedrijven. Is dat groot genoeg om de tijd die inspecteurs erin steken te verantwoorden? Maar we wilden werkgevers al wel iets bieden om zélf aan organisatiecultuur te werken, dus ontwikkelden we de cultuurtool voor werkgevers.”
Deze vorm was voor Plaggenborg en Roodenburg logisch. Plaggenborg: “We waren geïnspireerd door de zelfinspectietools van de Arbeidsinspectie die werkgevers kunnen invullen op het internet. Dan leren ze of hun beleid en de maatregelen op het gebied van arbeidsomstandigheden op orde hebben.”
Voor meer inspectiediensten
De cultuurtool raakt aan thema’s die ook voor andere inspecties interessant zijn. Dat merkt Oskam tijdens haar promotieonderzoek: “De vier kenmerken die uit het onderzoek van TNO zijn gekomen, kom ik overal in literatuur over organisatiecultuur tegen. Die zijn dus ook breder toepasbaar dan alleen in de context van de Arbeidsinspectie.” Dat hoort ook Plaggenborg tijdens congressen en gesprekken met collega-inspecties. “Ik zie de tool bijvoorbeeld goed passen bij de Onderwijsinspectie, waar gedrag en voorbeeldfunctie minstens zo bepalend zijn voor naleving. Denk aan leiderschap in scholen, het betrekken van leraren, leren van klachten en incidenten en structurele aandacht voor sociale veiligheid en werkdruk.”
“Ik zie de tool bijvoorbeeld goed passen bij de Onderwijsinspectie, waar gedrag en voorbeeldfunctie bepalend zijn voor naleving.”
Toezichthouders hoeven de tool niet één op één over te nemen. Een eigen vragenlijst op basis van dezelfde vier cultuurkenmerken, kan – gecombineerd met interviews – net zo goed werken. Als het maar aanleiding biedt voor reflectie bij de ondertoezichtstaande én toezichthouder.
Waar we nu staan
De cultuurtool staat sinds oktober 2024 online en is inmiddels een paar duizend keer bekeken. Terwijl tot nu toe alleen inspecteurs de tool gepromoot hebben. Plaggenborg: “We willen nu eerst zelf beter begrijpen wanneer de tool het meest effectief is. Daarom investeren we in kennisopbouw over cultuurgericht toezicht. Zo geven we hier interne trainingen over, delen intern ervaringen en voeren het gesprek hierover met de inspecteurs.”
“Ik breng in kaart in welke situatie de tool werkt, zodat je de inspectiecapaciteit kunt inzetten waar die effect heeft.”
Oskam neemt de effectiviteit van de tool de komende jaren mee in haar promotieonderzoek: wat de tool oplevert en wat organisaties nodig hebben om er echt mee aan de slag te gaan. “Ik breng in kaart in welke situaties de tool het beste werkt, zodat je de inspectiecapaciteit kunt inzetten waar die de meeste impact zal hebben.”
Ook in sectoren zelf krijgt organisatiecultuur steeds meer aandacht. Plaggenborg: “Ik weet het van de zorg, maar er zijn er vast meer. Daar heeft men een instrument ontwikkeld dat psychosociale veiligheid en cultuuraspecten aan elkaar koppelt. Organisaties brengen dan ook zelf hun psychosociale werkomgeving in kaart. Een mooie parallelle ontwikkeling, dus daar kunnen we elkaar zeker versterken.”
Ook meer focus op cultuurgericht toezicht?
Tijdens de ontwikkeling van de cultuurtool volgde Plaggenborg de training cultuurgericht toezicht die het CCV aanbiedt. In deze vierdaagse training – verdeeld over twee maanden – leren toezichtprofessionals over organisatiecultuur. En hoe je die meeneemt in je eigen toezichtrepertoire.
