Toezine

Wekelijkse verdieping voor professionals in toezicht, handhaving en inspectie

Bezig met laden...
Inspectie onder de loep: Het Utrechts Archief

Inspectie onder de loep: Het Utrechts Archief

Een oudere man in een wat stoffig pak, een kleine leesbril op zijn neus en omringd door grote ladekasten, dozen en stapels papier. Het stereotiepe beeld van een archivaris spreekt behoorlijk tot de verbeelding. Dat een archivaris weinig meer met dat beeld te maken heeft, bewijst Het Utrechts Archief. Hier zijn de archivarissen namelijk ook toezichthouders. In dit eerste deel van de serie ‘Inspectie onder de loep’ leggen twee toezichthouders uit hoe dat zit.

Rondleidingen, exposities en de beschikbaarheid van oude bronnen. Daar staat Het Utrechts Archief voornamelijk om bekend. Maar ook toezicht houden hoort in dat rijtje thuis. Kaj van Vliet (gemeentearchivaris van de gemeenten Utrecht en Nieuwegein) en Joost van Koutrik (provinciearchivaris van de provincie Utrecht) houden in hun rol als archivaris toezicht op het informatiebeheer van tien lokale organisaties. Naast de provincie en de gemeenten Utrecht en Nieuwegein gaat het ook om organisaties zoals de GGD Utrecht.
“Gaat een organisatie op een zinnige en efficiënte manier om met privacy en beveiliging van informatie?”

Wat houdt het toezicht op archieven in?

Van Vliet: “Overheden produceren continu nieuwe informatie. Denk aan verordeningen of notulen van raadsvergaderingen. Wij zien erop toe dat daar op de juiste manier mee wordt omgesprongen. De regels staan in de Archiefwet 1995 beschreven. We leggen praktijksituaties naast die wet. Hoe lang moet deze informatie worden bewaard? Gaat een organisatie op een zinnige en efficiënte manier om met privacy en de beveiliging van informatie?”

Hoe vindt het toezicht plaats?

Van Vliet: “De basis is een integrale nulmeting. Daarbij lichten we een hele organisatie door op rechtmatigheid, doelmatigheid en doeltreffendheid van het informatiebeheer. Daarnaast voeren we bijvoorbeeld thema-inspecties en follow-ups uit. Bij een thema-inspectie onderzoeken we het informatiebeheer binnen een specifiek onderwerp, zoals een ICT-applicatie. Een follow-up vindt plaats na een nulmeting of thema-inspectie. Hoe heeft een organisatie onze aanbevelingen opgevolgd?”

Wat is jullie rol?

Van Koutrik: “De archivaris wordt in de wettelijke toezichttaak bijgestaan door archiefinspecteurs. De inspecteurstaken voor de tien partijen waarop we toezicht houden, hebben we verdeeld in een team van drie inspecteurs: Team Inspectie. Zelf ben ik naast archivaris ook inspecteur van de provincie Utrecht, de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) en Recreatie Midden-Nederland. Kaj is archivaris voor de gemeente Utrecht en Nieuwegein en de organisaties die daar gevestigd zijn. Het toezicht daarop is zo’n grote klus, dat er drie inspecteurs druk mee zijn.”
“Vroeger was er één postkamer waar alles terechtkwam. Nu heeft iedereen een eigen postkamer: een mailbox.”

Wat zijn jullie grootste uitdagingen?

Van Vliet: “Het begeleiden van de overgang van papieren naar digitaal informatiebeheer. Een digitaal archief brengt extra vragen met zich mee. Is een bestand op de huidige plek over tien jaar nog goed terug te vinden? Weten de mensen op de werkvloer hoe ze dit type bestanden moeten beheren? Vroeger was er één postkamer waar alles terechtkwam. Nu heeft iedereen een eigen postkamer: een mailbox. Dat maakt het waarborgen van de kwaliteit van informatie een stuk complexer. Een bijkomend issue is dat de kennis over oude (papieren) processen langzamerhand verdwijnt. Het is ontzettend belangrijk dat die proceskennis niet verloren gaat. Dat vergt onze blijvende aandacht.”

Wat zou er gebeuren als jullie functie niet meer zou bestaan?

Van Koutrik: “Ik denk niet dat alle archieven plotseling een puinhoop zouden worden. Maar op de lange termijn loop je het risico dat niemand meer antwoord kan geven op de vraag of bepaalde informatie er niet meer is, of dat die alleen slecht opgeborgen is. Omdat we ook archivaris zijn, werken we wel iets anders dan andere toezichthouders. In de Archiefwet staat namelijk een overbrengingstermijn van twintig jaar voor archieven die blijvend moeten worden bewaard. Dat betekent dat de informatiebestanden waar we eerst toezicht op houden, na uiterlijk twintig jaar onder ons beheer komen. Dus als we goed toezicht houden, is dat behalve voor burgers - die recht hebben op goede informatie - uiteindelijk ook gunstig voor onze eigen beheertaak.”