Toezicht is een contactsport

Als toezichthouder is het verleidelijk om op afstand te blijven van ondertoezichtstaanden, zeker als handhaving dreigt. Maar voor beide kanten is het beter om elkaar in de ogen te kijken en in gesprek te gaan, stelt ToeZine-columnist en VIDE-voorzitter Hanzo van Beusekom. Want contact is onmisbaar bij goed toezicht.

In de bestuurskamer zaten drie hele boze mensen. Hun bedrijf had een toezichtmaatregel opgelegd gekregen en daar waren ze het faliekant mee oneens. Naast het juridisch verzet wilden ze ook spreken met de verantwoordelijke bestuurder om hem eens goed de waarheid te vertellen. Die bestuurder, dat was ik. Ik ben zonder morren aangeschoven voor een gesprek. Want zo’n toezichtsmaatregel kan heel ingrijpend zijn en dan vind ik het belangrijk dat mensen zich op z’n minst gehoord en gezien voelen.

Toon oprechte belangstelling

Goed toezicht vraagt om verbinding met ondertoezichtstaande instellingen of personen. In rustige tijden én in tijden van hoge druk. Toen de AFM het toezicht op kleinere accountantskantoren op zich nam, gingen we met een team langs zo’n dertig kantoren; van Urk tot Krimpen aan den IJssel en Maastricht. We wilden laten zien dat we oprechte belangstelling hebben voor het accountantswerk én voor de mensen die dat werk verrichten. In deze fase was het contact niet zo spannend: het ging slechts om een kennismaking. Deze mensen wisten dat ze niet de ‘full force of the law’ in hun nek kregen. Al zagen we toch ook best wat zenuwachtig geschuifel en beste beentjes die werden voorgezet.

Zoek het ongemak op

Hoe werkt dat als er wél veel druk op het onderzoek staat en handhaving dreigt? Ook (of juist) als het spannend wordt, is het belangrijk om in nauw contact te blijven. Tijdens intensieve toezichttrajecten met veel druk heb je altijd het risico dat over en weer blikvernauwing optreedt en geharnaste stellingen worden ingenomen. Een toezichthouder kan wel eens blijven hangen in een mening, zoals: “Deze instelling vaart altijd scherp aan de wind en wacht zo lang mogelijk met het bijsturen van de koers.” De ondertoezichtstaande instelling schiet weleens in de slachtofferrol: “Wat we ook doen, niets is goed. De toezichthouder is op oorlogspad en wil een boete opleggen.”

Een aanname, misverstand, verkeerd geïnterpreteerd signaal of onhandige opmerking. Voor je het weet leiden ze tot diepe (en vaak dure) scheuren. Zelf zoek ik daarom liever het ongemak op. Ik neem altijd de telefoon op als de andere kant belt en ga vaak nog maar een keer het gesprek aan. Vandaar ook dat die drie hele boze mensen in mijn bestuurskamer zaten.

Deze aanpak is natuurlijk niet zonder risico. Als je je als toezichthouder open en benaderbaar opstelt, loop je het risico oneigenlijk beïnvloed te worden. De andere partij heeft natuurlijk een agenda. Als je pech hebt, presenteren ze de informatie selectief in hun voordeel en ontbreekt relativeringsvermogen en zelfinzicht. Maar als je geluk hebt, zie je bij informeel contact iets van reflectie en kwetsbaarheid. Dat nodigt weer uit om iets meer te laten zien van de verschillende dilemma’s waarmee je als toezichthouder worstelt. Soms levert dit contact nieuwe inzichten over en weer op: een weg vooruit die beter recht doet aan de situatie.

Deel met collega’s

Informeel contact in een situatie onder hoge druk is dus risicovol, maar die risico’s kun je verminderen met collegiaal overleg. Door aan je collega’s te melden dat je de ondertoezichtstaande gaat bellen en aan te geven wat je boodschap wordt. Door na het gesprek terug te koppelen wat de belangrijkste inzichten zijn die je hebt heb opgedaan en die inzichten vast te leggen. En door heldere afspraken te maken. Mijn stellige overtuiging is dat dit minder risicovol is dan wanneer er geen contact is in hogedruksituaties, of enkel formeel. Standpunten en (voor)oordelen verharden als je alleen via advocaten communiceert. En het is moeilijker om het perspectief van de ander te blijven zien. Een dure misrekening is dan bijna gegarandeerd. Advocaten en rechtszaken zijn niet gratis.

Kom tot een gebalanceerd oordeel

Regelmatig kom ik toezichthouders tegen die grote afstand houden tot de instellingen waarop ze toezichthouden. Zowel bij lage als bij hoge druk. Ze doen dat in de veronderstelling dat afstandelijkheid automatisch leidt tot onafhankelijkheid. Dat is een misvatting als je het mij vraagt: je kunt prima onafhankelijk zijn zonder afstandelijk te zijn. Andersom geldt wel dat je bij forse afstand zeker weet dat je informatiepositie fors verslechtert. En dat staat goed toezicht in de weg. Contact met het onderwerp van toezicht heeft ook andere voordelen: door verschillende perspectieven mee te nemen, kom je tot een gebalanceerder oordeel en de verbeterde informatiepositie geeft de mogelijkheid om preciezer te mikken met je toezichtinterventie. En hiermee heb je – als het goed is – een groter effect.

Wees niet bang voor blauwe plekken

Contact kán natuurlijk leiden tot wat blauwe plekken over en weer, zeker in hogedruksituaties. Je wordt aangesproken, soms vrij persoonlijk, op het doen en laten van je organisatie. En dat geldt andersom ook: de woorden en daden van een formele autoriteit kunnen zwaar aankomen. Zeker wanneer het toezicht persoonlijke gevolgen heeft, zoals bij bestuurderstoetsingen in de financiële sector of bij persoonlijke boetes.

Ondanks de risico’s is onafhankelijk zijn én in contact blijven in veel gevallen de betere route. Toezicht is een contactsport. En één ding is zeker: als je weinig contact hebt, is de kans op goed toezicht heel klein. Nu vraag je je vast nog af hoe het is afgelopen met het boze drietal in mijn bestuurskamer. Ik zou het graag vertellen, maar de geheimhoudingsplicht van de AFM is strikt. Alles over de instelling blijft vertrouwelijk. Ik kan jullie alleen vertellen dat het me geholpen heeft een breder perspectief op de casus te ontwikkelen. De precieze afloop zal voor altijd het geheim van de toezichthouder blijven!