Van 250 pagina’s naar één visuele samenvatting in heldere taal. Zo vatte DCMR een anders ondoorgrondelijke vergunning samen. De pilot had succes: ze bereikten onder andere meer omwonenden, die ook beter begrepen wat er in hun omgeving zou gaan gebeuren. De volgende stap is hopelijk meer toegankelijke vergunningen binnen DCMR én bij andere omgevingsdiensten.
Transparantie bij vergunningverlening staat al langer op de agenda. Onder meer de Nationale ombudsman, de Onderzoeksraad voor de Veiligheid en Inspectie Leefomgeving en Transport riepen op om beter inzichtelijk te maken waarvoor omgevingsdiensten vergunningen verlenen en waarom. Dat is belangrijk, omdat bewoners het recht hebben te weten wat bedrijven met invloed op het milieu in hun omgeving doen. Ook moeten bewoners de ruimte krijgen om daar bezwaar tegen te maken. Maar ze kunnen pas meedenken of reageren als zij ook echt begrijpen wat er in hun omgeving gebeurt.
Ook bij DCMR leeft dat besef: vergunningverlener Diam Dutour Geerling zag in de praktijk dat bewoners wel informatie kregen, maar daar nauwelijks mee uit de voeten konden. “Omwonenden zijn in de praktijk vaak aangewezen op kennisgevingen op de website overheid.nl of via ‘Berichten over uw buurt’”, vertelt hij. “Wie doorklikt, belandt in een wirwar van documenten. De vergunning zelf bestaat uit honderden pagina’s vol technische termen, afkortingen en juridische formuleringen. Informatie over hoe en waar je kunt reageren staat vaak onderaan verstopt.”
Bewoners worden formeel dus wel geïnformeerd, maar begrijpen nauwelijks wat er speelt. Laat staan wat ze eraan kunnen doen.
Samen met bewoners
In eerste instantie wilde Dutour Geerling de vergunning zelf aanpakken: “Maar zo’n document heeft naast een informerende ook een juridische functie. Daar kun je niet zomaar in schrappen of het vereenvoudigen.” De oplossing lag daarom in een toegankelijke samenvatting die DCMR ontwikkelde voor én met bewoners. “We zijn begonnen aan bewoners zelf te vragen wat zij willen weten als er een bedrijf bij hen in de buurt zit”, vertelt Tess Peters. Zij was als ontwerper ook aangehaakt bij de ontwikkeling van de samenvatting.
“Een vergunning heeft naast een informerende ook een juridische functie, die kun je niet zomaar vereenvoudigen.”
In co-creatie hebben ze eerst inzichten opgehaald bij bewoners, onder meer in een buurthuis in Hoek van Holland. Daar kwam uit dat bewoners vooral willen weten wat het bedrijf voor impact heeft op de gezondheid, veiligheid en leefbaarheid van hun directe omgeving. Daarnaast is het belangrijk om te weten wat het bedrijf doet, waar het zit, en wat burgers zelf kunnen doen als ze vragen of zorgen hebben. “Vervolgens hebben we verschillende versies van de samenvatting ontwikkeld en voorgelegd aan bewoners, onder andere in de bibliotheek van Rotterdam.” In sommige sessies maakten bewoners ook hun eigen versie van een samenvatting. Dat liet goed zien waar de echte behoefte ligt: overzicht, inzicht in belangrijke thema’s zoals gezondheid en veiligheid, concrete informatie over het bedrijf en weten wat je als burger zelf kunt doen.
Pilot met chemiebedrijf
Het uiteindelijke resultaat was een samenvatting die DCMR inzette in een eerste pilot bij chemiebedrijf Kemira in de Botlek. Dit bedrijf kreeg een revisievergunning: een nieuwe vergunning die meerdere oude milieuvergunningen vervangt. Kemira stond ervoor open om deze pilot aan te gaan en bewoners vooraf beter te informeren.
In de samenvatting over Kemira staat bovenaan wat het bedrijf doet en waar het zit. Daarna volgen blokken over gezondheid, impact op omgeving en veiligheid. Verder staat erin waarom Kemira een nieuwe vergunning krijgt, welke regels gelden voor opslag van gevaarlijke stoffen en hoe uitstoot van zeer zorgwekkende stoffen wordt beperkt. Daarnaast valt te lezen hoe DCMR controleert en wat er gebeurt bij overtredingen. In het laatste deel zien bewoners hoeveel tijd ze hebben om te reageren op de vergunningverlening, en hoe ze een vraag kunnen stellen of zienswijze kunnen indienen. Daarmee is de samenvatting een praktisch hulpmiddel.
Ook de vormgeving speelt daarin een belangrijke rol. De samenvatting is opgebouwd in duidelijke blokken voorzien van kleur en voldoende contrast, zodat lezers snel kunnen scannen en snel informatie kunnen terugvinden. “We kregen in de tests terug dat het daardoor veel minder als een lap tekst voelt”, zegt Peters.
Geen vragen, geen betrokkenheid?
De eerste resultaten zijn positief. “We hebben veel meer mensen bereikt dan met een traditionele kennisgeving omdat we het breder hebben uitgezet”, zegt Dutour Geerling. “Dat deden we via Berichten over uw buurt – waar mensen zelf instellen waarover ze berichten willen ontvangen – en daarnaast ook via een nieuwsbericht op onze eigen website, via gerichte campagnes op LinkedIn, Instagram en Facebook en berichtgeving in een lokale krant.”
“Meer mensen hebben de informatie gezien en vonden die duidelijk en begrijpelijk.”
De weergave-cijfers laten zien dat deze vergunning vaker is bekeken dan vergunningen die op de traditionele manier zijn gepubliceerd. Uit een vragenlijst onder 556 burgers bleek dat ze de informatie duidelijk en begrijpelijk vonden. Ook het vertrouwen in DCMR is onder deze mensen licht gestegen. Tegelijkertijd blijft het effect op gedrag lastig te duiden. Zo had niemand vragen aan DCMR en is er ook geen zienswijze over de vergunning ingediend. “We hadden zelfs extra mensen klaar zitten om vragen op te vangen”, zegt Dutour Geerling. “Maar er kwam niets.”
Een mogelijke verklaring ligt in de context van de pilot. Kemira ligt in de Botlek, op afstand van veel bewoners. De impact wordt daardoor minder direct gevoeld. “Het kan dus zijn dat mensen de samenvatting hebben gezien, maar dachten: dit raakt mij niet”, aldus Peters. Dat roept de vraag op: leidt meer transparantie tot meer participatie – of hangt dat vooral af van hoe sterk bewoners geraakt worden door de nabijheid van een bedrijf?
Naar een standaardformat
Achter de eenvoudige samenvatting schuilen lastige keuzes: hoe kort kun je zijn zonder nuance te verliezen? Wanneer voeg je cijfers toe en wanneer maken die het juist ingewikkelder? En bij welke bedrijven zet je de aanpak in? “Discussies over gelijke behandeling liggen dan op de loer. Bedrijven waarvan we een samenvatting maken en verspreiden, liggen namelijk meer onder de loep”, legt Dutour Geerling uit. Verder blijft het belangrijk de rolverdeling te bewaken. DCMR zet met de samenvatting ook aan tot meer participatie van bewoners, maar bedrijven blijven verantwoordelijk voor diezelfde participatie.
“We hebben al contact met andere omgevingsdiensten die hier actief mee aan de slag willen.”
Toch ziet DCMR genoeg aanleiding om door te pakken. Dutour Geerling: “Het is onze ambitie de toegankelijke samenvatting een plek te geven in onze standaard werkwijze, maar hoe dat eruit gaat zien weten we nog niet. We gebruiken de resultaten van de pilot om daar keuzes in te maken. Het vraagt in ieder geval wel om duidelijke kaders: wanneer pas je de samenvatting toe, hoe houd je het werkbaar en hoe zorg je voor consistentie? Standaardisatie en automatisering, bijvoorbeeld met vaste formats en AI-ondersteuning bij het schrijven van de teksten, kunnen daarbij helpen.”
Breder inzetbaar
DCMR wil de aanpak actief delen. “We hebben al contact met andere omgevingsdiensten die hier ook mee aan de slag willen”, zegt Dutour Geerling. “Het doel is om toe te werken naar een format dat breder toepasbaar is.” Peters voegt toe: “Wij kunnen andere organisaties op pad helpen met een format, maar het is belangrijk dat zij zelf goed nadenken wanneer ze dit inzetten en wat het vraagt van hun organisatie. Want deze transparante aanpak raakt naast vergunningverlening ook communicatie, procesondersteuning en de manier waarop je participatie en dienstverlening organiseert.”
